Gestión del archivo analógico en tu empresa

Si eres parte del equipo de una empresa o institución, sabrás que cada día se generan cientos de archivos para distintos protocolos o procedimientos, informaciones o incluso presupuestos.

Para conseguir asumir un desarrollo y crecimiento de una manera adecuada, la gestión de estos archivos pasa a un primer plano.

Dosieres, archivos y separadores se convierten en aliados perfectos para que los archivos en papel de las compañías sean útiles y de verdad válidos.

Se buscan productos que faciliten a cualquiera que lo necesite, encontrar un documento concreto y, en eso, hay compañías que son un verdadero experto. Con más de 1790 entradas en su catálogo es fácil encontrar algo que coincida con la necesidad específica si buscas dentro de 20 mil productos.

Es muy sencillo encontrar numerosas ofertas de Material de oficina y Papelería online en la red. Además, hay algunos trucos que permiten que la persona encargada de los archivos optimice su trabajo y facilite la búsqueda al resto. Archivos colgantes, carpetas y archivadores son básicos para poder servir de contenedor de toda esa documentación.

De hecho, los departamentos de RRHH conocen la necesidad de tener todos los contratos, documentos y currículum, entre otros documentos, a mano ante cualquier petición desde dirección o incluso desde las inspecciones que pudieran llegar. Por eso toman muy en cuenta los distintos productos de archivo y organización si quieren no traspapelar algo que podría derivar incluso en multas.

Las cajas de archivo definitivas son uno de los pilares de los archivos. Ser capaz de catalogarlas de manera efectiva ahorrará mucho tiempo de búsquedas futuras.

Cumplir, además con la ley de protección de datos en lo que a archivos se refiere es vital para no incumplirla y recibir cualquier tipo de sanción.

Pero no se queda todo en el archivo, sino que ofrecer a los trabajadores herramientas que les ayuden en su día a día como agendas o incluso las bandejas de sobremesa, que podrían servir de indicadores a los miembros de un mismo departamento de lo que está pendiente y realizado en su rutina laboral.

Parece que hoy en día se pone siempre en relieve la necesidad de las gestiones de la documentación online o de los documentos que acaban en la nube, que a través de un optimizado ERC pueden beneficiar la conectividad, pero nos olvidamos de la verdadera necesidad del archivo analógico, documentos que siguen llevándose a gestorías o que siguen necesitando ser achivados de forma tradicional.

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Sobre el autor: Germán Piñeiro

Consultor de Marketing y Comunicación, CEO de Iniciativas Virtuales. Amplia formación y experiencia, ADE, MBA, MMC… Me interesa el marketing, la comunicación y todo lo relacionado con startups y empresas de base tecnológica. ¿Qué puedo hacer por ti o tu empresa? A continuación te muestro diferentes vías mediante las que podrás contactar conmigo, será un placer ayudarte.


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