El proceso de negociación – Fases, técnicas y procedimientos habituales

Dentro de toda actividad empresarial, el factor negociación aparece en muchos departamentos y se realiza tanto a nivel interno entre miembros de la empresa, como a nivel externo con clientes, proveedores, distribuidores, administración, etc… Pero existen unas características comunes a todos los procesos de negociación: «Intereses comunes» e «Intereses en conflicto».

P. Kotler allá por el año 74 decía que las habilidades más importantes de cualquier directivo o ejecutivo era el liderazgo y la capacidad de negociación. Algo que por desgracia no enseñan en las universidades de nuestro país.

Básicamente, toda negociación se caracteriza por una serie de ideas, metas o intenciones que son semejantes, si no identicas para todos los participantes en la negociación. Son los denominados intereses comunes.

Frente a ellos, como cabía esperar, existen discrepancias, distintas visiones acerca de los hechos o los acuerdos que se prentenden alcanzar. Son los denominados intereses en conflicto.

Sin embargo, aunque estas dos características son sin duda las más representativas de toda negociación, conviene señalar que no son las únicas. Analizando diversas negociaciones se puede llegar a descubrir las siguientes:

• Existencias de estrategias diferentes.
• Dependencia entre las partes.
• Empleo de varios tipos de comunicación.
• Utilización de diversas tácticas o técnicas.
• Existencia de dilemas.
• Afrontar riesgos.

En un proceso de negociación como resulta obvio, habrá al menos dos partes implicadas, por lo tanto es lógico pensar que cada una de ellas habrá planificado minuciosamente su estrategia, que dificilmente coincidirá con la de la otra u otras partes. Además, se da la circunstancia de que ambas posiciones se necesitan, ya que se persigue llegar a un acuerdo que beneficie a todos.

Para reforzar y argumentar sus posturas, los implicados en una negociación emplearán distintos soportes: desde material escrito, gestos, ademanes, tono de voz, material informatico, llamadas falsas… y se intentará utilizar diferentes técnicas para intentar logar una posición ventajosa frente a la otra parte.

En un momento de la negociación surgirá el primer dilema, es decir, una da las partes se ve sorprendido al tener que tomar una decisión sobre un tema o cuestión que no había planificado. El proceso de toma de decisiones por parte de los miembros de una negociación va a significar para ellos correr determinados riesgos; algunos podrán estar razonablemente controlados, pero otros se escaparán a toda previsión y en algún caso se escaparán incluso de la capacidad de decisión del ejecutivo/directivo.

FASES DE LA NEGOCIACIÓN:

Igual que ocurre en cualquier proceso, una negociación ha de desarrollarse en una serie de etapas bien diferenciadas:

1. Preparación de la negociación.
2. Discusión.
3. Proposición.
4. Negociación.

1. Preparando una negociación:

Por todos es sabido que de las improvisaciones sólo se obtienen más improvisaciones, pues bien, las negociaciones hay que prepararlas. Si bien es verdad que aun preparando a conciencia una negociación con las estrategias adecuadas, luego se nos puede escapara de las manos, tambien lo es que si las estrategias planificadas previamente las posibilidades de fracasar se incrementan en buena medida.

Los días previos a la fecha de la negociación, el negociador deberá de hacer sus deberes y poder dar respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿De que tipo de negociación se trata?.
• ¿Cuales serán nuestros objetivos en la negociación?
• ¿Cual es el perfil de la otra parte y que información poseemos de él?.
• ¿Cuales son los temas y puntos clave a analizar previamente?
• ¿Cuales son los argumentos para defender nuestra postura?
• ¿Que concesiones estamos dispuestos a realizar?
• ¿En que momento se puede romper la negociación?

2. Discusión.

 Es la fase o etapa en la que cada una de las partes comunica a la otra sus propositos. Sirve en gran medida para plantear las posturas y que cada una de las partes se haga a la idea de los objetivos que buscan los otros participantes, asi como aquello en lo que está dispuesto a ceder y aquello en lo que no. En esta fase es importante saber escuchar y observar las posturas de los otros participantes.

3. Proposición.

No tendría sentido hablar de negociación si no pueden hacerse y plantearse sobre la mesa diferentes propuestas para lograr cerrar el acuerdo. Cuando proponemos, podríamos decir que sentamos las bases para alcanzar el acuerdo perseguido. Ahora bien, a la hora de desarrollar propuestas hay que procurar al menos que sean realistas y alcanzables.

4. Negociación.

Estamos en la fase culminante. En ella se encierran dos momentos importantes en toda negociación, el cierre de la misma y el acuerdo final. Es el momento de que aparezcan las objeciones, hay que procurar identificarlas e intentar solucionarlas en cuanto llegue la ocasión. Es recomendable que en esta fase se resuma punto a punto lo acordado anteriormente.

CONSEJOS PARA AUMENTAR LA EFICACIA:

• Observar minuciosamente al oponente.
• Ser flexible. Las pequeñas concesiones pueden abrir grandes caminos.
• No hablar demasiado. Es más conveniente escuchar que hablar, sobre todo en las fases previas.
• Ponerse en el lugar del otro.
• Ser comprensivo.
• No tener prisa.
• Prestar atención al mensaje.
• Debilitar al contrario. Utilizando para ellos sus puntos debiles para luego que esté debil a la hora de abordar sus puntos fuertes.
• Consultar antes de tomar decisiones. Incluso interrumpiendo en el tiempo la negociación.
• En caso de negativa. Explicar los motivos para que sean comprendidos por la otra parte.

PERFIL DEL BUEN NEGOCIADOR:

• Capacidad para ponerse en el lugar del otro.
• Ser paciente.
• Capacidad de escucha y observación.
• Mentalidad abierta y flexible.
• Creatividad.
• Liderazgo.
• Iniciativa propia.
• Autodominio.
• Confianza en si mismo.
• Capacidad de persuasión.
• Realista y razonable.
• Ambicioso y perseverante.
• Analitico.

Siempre hay que recordar que muchas veces el éxito de un ejecutivo y su empresa lo dictan sus habilidades de negociación, por lo que es un tema que interesa potenciar a todos los ejecutivos, directivos y empresarios con objeto de mejorar sus habilidades de cara a la consecución de sus objetivos tanto en el plano personal como profesional.