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El material de oficina sobrevive a la digitalización en centros de trabajo

La tendencia dice que, cada vez más, las empresas apuestan por flexibilizar el trabajo de sus empleados tanto en horario como en espacio de trabajo. Pero la realidad habla de que, aún hoy, la necesidad de acudir a las oficinas es una realidad para poder coordinar y asegurar que los proyectos cumplen con los requisitos comprometidos.

Los centros de trabajo, además, cumplen ahora con una función aún más definida en el cumplimiento de legislaciones y archivo como la protección de datos, que requiere de un mobiliario de papelería y de unas directrices más que claras para no poner en riesgo los datos con los que trabaja y que atesora.

Tradicionalmente, entrar en una oficina era dar buena cuenta de la cantidad de material necesario para poder apuntar, archivar, fotocopiar, escanear o incluso poder encuadernar o incluso usar una cizalla para preparar la documentación tanto para su envío como para su presentación o incluso archivo.

¿Cuáles son las tendencias en material de oficina?

En realidad, las tendencias pasan, como por prácticamente cualquier sector hoy en día, por la digitalización.

La llegada de los escaparates de ecommerce especializados en surtir a las empresas en pedidos que garantizan ser entregados en menos de 48 horas laborales ha revolucionado la forma de gestionar, desde recursos humanos o los departamentos de compras los stocks que necesita cada centro de trabajo.

El archivo sigue siendo el principal centro de gestión interdepartamental. Aunque hoy en día la mayoría de documentos están digitalizados, lo cierto es que siguen necesitándose carpetas que guarden documentación de pedidos y copias de albaranes que sirvan para que, en el centro de trabajo, cualquiera pueda seguir acudiendo a ellos para revisar transacciones e incluso para poder llevar su gestión de cara a los compromisos con entidades gubernamentales.

Muchos apelarán al sistema de notas Cornell como mejor solución para casos de este estilo para que, a golpe de vista, en forma de resumen, quien acude a una carpeta en busca de algún documento o hito, sea capaz de dar con el fácil.

Más que utilizado a la hora de tomar apuntes, el hacer a nivel esquemático un resumen con este método, que divide el folio de forma que a la vista de primera columna quedan las palabras clave y en desarrollo escueto las ideas clave y personas y fechas o incluso percepciones de quien ha desarrollado el informe, facilita y mucho en las búsquedas, por ejemplo, de condiciones de contratos.

Carpetas, cuadernos temáticos o incluso los códigos de colores seguirán vigentes en las oficinas por mucho que se siga digitalizando el contenido. De ahí que, aunque el sector hoy en día pase por los ecommerce, lass oficinas sigan contando con el encanto de los clásicos productos de papelería.

Sobre el autor: Germán Piñeiro

Consultor de Marketing y Comunicación, CEO de Iniciativas Virtuales. Amplia formación y experiencia, ADE, MBA, MMC... Me interesa el marketing, la comunicación y todo lo relacionado con startups y empresas de base tecnológica. ¿Qué puedo hacer por ti o tu empresa? A continuación te muestro diferentes vías mediante las que podrás contactar conmigo, será un placer ayudarte.


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