Para todo empresario o trabajador autónomo saber gestionar eficientemente su tiempo y proyectos es indispensable para que su trabajo le brinde beneficios. Por otro lado si usted o su compañía trabaja para clientes que le pagan por hora, entonces el seguimiento de su tiempo es para usted imprescindible pues gracias a ello puede cobrar adecuadamente su trabajo.
Existen técnicas y herramientas que nos ayudan a hacer un mejor uso del tiempo, a planificar nuestras actividades y recordar las tareas que hay que realizar. Al usar estas herramientas podemos progresar mucho en lograr un uso más eficaz de nuestro tiempo, incluso ya el mismo hecho de comenzar a pensar en nuestro tiempo, es en sí un beneficio.
Sin embargo, para tomar buenas decisiones sobre cómo aprovechar nuestro tiempo (o el tiempo de nuestros empleados en el caso de las empresas), necesitamos conocer cuánto tiempo pasamos en qué actividad. Además, el tiempo es muy relativo y muchos estudios y experimentos han demostrado que tenemos la tendencia a exagerar nuestras estimaciones de tiempo según cada situación, de manera que calculamos mucho más de lo que necesitamos o por el contrario, demasiado poco.
Hacer el seguimiento de tiempo o time tracking significa medir y registrar el tiempo que pasamos en cada una de nuestras actividades, proyectos o tareas mientras trabajamos. Dicho registro, nos brinda información con la cual podemos analizar cómo y en qué estamos invirtiendo nuestro tiempo para poder identificar tareas problemáticas y a dejar de hacer y reasignar trabajo improductivo.
La mejor forma de hacer time tracking es mediante el uso de software diseñado para automatizar este tipo de funciones. Un buen ejemplo es la aplicación primaERP / TIME TRACKING, la cual es muy fácil de usar y trabaja en la nube, por lo que es accesible desde cualquier lugar.
Gracias a este tipo de aplicaciones para hacer time tracking usted sólo determina la tarifa por hora de sus actividades y después simplemente observa cuánto tiempo pasa trabajando para sus clientes. La aplicación calcula cuánto debe facturar por el período de tiempo que usted elija y le genera automáticamente un informe que puede exportar a formatos Excel, PDF o CVS y adjuntar a su factura reduciendo así el trabajo administrativo.
Después de un par de semanas, también podrá comparar los costes previstos con los gastos reales de cada uno de sus proyectos y obtendrá una visión clara de la relación entre su tiempo – trabajo y dinero. Además, los informes nos permiten filtrar la información según nuestras preferencias para concentrarnos en ver el tiempo total a facturar, el tiempo facturable proporcional, etc.
El elemento principal del time tracking es el cronómetro que va registrando el tiempo que pasamos en cada tarea. Cada vez que iniciamos y detenemos el cronómetro reforzamos nuestra disciplina, además de que ejercitamos nuestra capacidad de en mantener el enfoque en una sola tarea a la vez.
El seguimiento de tiempo es sólo una parte de todo lo que implica la gestión de proyectos, por lo que al combinarlo con otros programas que cumplen dicha función podemos potencializar su utilidad. primaERP / TIME TRACKING ofrece la opción de integración con Basecamp y los calendarios de Google y MS Exchange.
La información proveniente tanto de estas fuentes externas, como de los registros de tiempo creados, está siempre visible en forma de listas de Impulsos los cuales nos recuerdan lo que ya hemos hecho, a la vez que nos permiten crear registros de tiempo más rápidamente y aprovechar la información registrada con anterioridad. En el caso de tareas que repetimos con frecuencia, incluso es posible anclarlas al panel de la “agenda” y simplemente iniciar el cronómetro cada vez que cambiemos de actividad.
Según Mónica Márquez Regional Manager de primaERP, hacer el seguimiento de nuestro tiempo con aplicaciones en la nube nos brinda la ventaja de que contamos con la seguridad de almacenamiento de nuestros datos. primaERP / TIME TRACKING se ejecuta en los servicios web de Amazon y guarda una copia de seguridad cada día. Además de que ofrece la posibilidad de descargar todos los datos de la aplicación, tales como proyectos, tareas o registros de tiempo en cualquier momento.
La aplicación primaERP / TIME TRACKING puede incluir bajo una misma cuenta cualquier número de miembros, lo cual facilita la asignación de tareas y el trabajo en equipo, además es gratis hasta 3 miembros por tiempo indefinido, incluyendo todas las funciones y para cualquier número de proyectos. Está disponible en español, inglés, portugués, checo y alemán y en todos los idiomas tiene ayuda y soporte técnico disponible en correo electrónico y a través de Live chat directamente desde la aplicación.
Para comenzar a hacer el seguimiento de su tiempo sólo tiene que registrarse en: http://www.primaerp.com/
¡Descubra, cambie y disfrute!