Cuando ya todos los procesos corporativos han pasado a ser gestionados, casi en su totalidad, de forma digital, es el momento de dar el salto siguiente hacia la gestión económica en su vertiente digitalizada.
Según se viene demostrando, el uso de un buen software para contabilidad en línea consigue mejorar los resultados finales porque, en la mayoría de los casos, optimiza todos los procesos internos de la empresa.
Pero es necesario explicar por qué es así.
Lo primero, cuando se trata de un software avanzado, sobre todo en el caso de emprendedores, permite también tener en cuenta plazos de presentación de impuestos como el IVA, el impuesto de sociedades, calcular de forma correcta las retenciones para que luego cuadren en los ejercicios tanto trimestrales como anuales, o incluso contar con la cuota de autónomo o seguros sociales de los trabajadores. Todo esto, que puede parecer obvio, se cobra cada año millones de multas por el pago retrasado.
Contar con una función automatizada que garantice llegar en fecha es la primera forma de ahorrar. Pero no la única. Cuando este tipo de sistemas ve que hay dinero en el llamado flujo de caja, es decir, contando con la entrada y salida de capital, es cuando se pueden acelerar y renegociar ciertos acuerdos interempresariales y optar por el pronto pago para conseguir mejores condiciones de los proveedores.
Al igual que el pronto pago, también es una forma de controlar todas las facturas pendientes y de reclamarlas en tiempo y forma para evitar retrasos en la entrada de capital.
Con todos estos datos, activos y pasivos, es posible, además, conseguir que se gestione una memoria completa que presentar cada trimestre a los gestores y, así, agilizar también toda la tramitación y obligaciones que solicita tanto Hacienda como la Seguridad Social.
Cuando una compañía, aunque pequeña, cuenta con varios departamentos, es vital contar con un control de la llamada realidad financiera para ser conscientes de la verdadera solvencia y capacidad económica de cada momento puntual de la compañía de cara tomar decisiones de inversión, compra o ventas.
Todas estas ventajas tienen, sobre todo, una mayor: el ahorro de esfuerzo, tiempo y dinero.
Al ser un software diseñado para ese efecto, aunque controlado y en gran parte manipulado por el departamento financiero, el ratio de error es menor, pero también el tiempo en gestionar los informes y datos. No es lo mismo tener que crear una fórmula para cada momento que tiene que ir reajustando el contable a hacerlo en un programa que toma los datos para poder llevarlos al informe y extracción de datos de las distintas etapas financieras: impuestos, retenciones, dividendos, deducciones, etc.
Con las nuevas legislaciones en términos de sueldos mínimos interprofesionales, horas extra e incluso conciliación y teletrabajo, es también necesario contar con un volcado de datos desde la nube para que todo el personal pueda volcar la información, en remoto, y consultarla desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Solo así, en la mayoría de los casos, en las reuniones se puede optar por negociar sobre la marcha nuevas mejoras.