Hablar a estas alturas de digitalización y sus ventajas suena complicado para quienes siguen pensando que no es necesario. Si hasta ahora no les ha convencido todo lo que se ha avanzado, puede que sea el tiempo, la agilidad y el ahorro lo que de verdad les permita abrirse paso. Basta que se clique aquí para poder entender de qué se trata cuando se habla de digitalización de facturas.
Prácticamente todo se ha dicho de la necesidad, sobre todo en el campo de la comunicación y marketing, de acercar el producto al cliente en su vertiente online ya que, de unos años a esta parte, todo ha venido rodado para que la tendencia sea y siga siendo a través de la ventana digital.
Sin embargo, más allá del marketing, hay otros muchos procesos dentro de la empresa que están viviendo su particular revolución.
Si durante cierto tiempo se hablaba de la necesidad de incorporar un CRM en las compañías que permitiera, gracias precisamente al acceso digitalizado de los datos, de información para la toma de decisiones en tiempo real y la adaptación de nuevas políticas con los clientes, está siendo ahora el momento de la revolución de los departamentos financieros con la digitalización de las facturas.
“Pese a que ha sido quizá este periodo de teletrabajo el momento en el que se dio el salto hacia la facturación digital, se está demostrando que es una herramienta mucho más ágil, económica por abaratamiento de costes y, sobre todo, porque reproduce la contabilidad en tiempo real, dando una información veraz, acertada y concreta en cada momento del estado de cuenta corporativo” explican los expertos.
Pero, ¿qué es una factura digital?
Muchos piensan que solamente se trata de digitalizar el documento, crearlo y enviarlo en pdf. Y no, la factura digital va mucho más allá de eso.
Se trata de usar un documento digital que tiene el mismo valor que uno legal y que entra directamente en el workflow de validación para que sea aprobada, pagada y, cómo no, también archivada.
Tres razones para apostar por este tipo de facturación
En primer lugar, hay que pensar en la reducción de costes. Evita gestionar más papel que el necesario y un archivo físico. Gracias a su veracidad, se evita también el fraude y los errores contables.
En segundo lugar, es importante contar con el aumento de la productividad y de la eficiencia dentro de la corporación. Gracias a los distintos softwares que se están integrando en las empresas, con erp y crm a la cabeza, homogeniza los documentos para poder integrarlos dentro del flujo del departamento financiero. En este sentido, además, se agiliza la búsqueda de documentos ya que no hay que buscarla de forma física entre archivos.
También hay que hablar de la facturación certificada. “Es el proceso por el cual un ocr convierte un documento en papel en su versión equivalente en digital siguiendo los requerimientos y lineamientos que exige la Agencia Tributaria Española (AEAT). Se exige ciertos estándares porque de esta forma se asegura que la copia digital es copia fiel de la versión original del documento y la versión digital tiene el mismo valor legal que la versión en papel” afirman.
Obligatoriedad de la factura digital en 2025
Pese a que muchos se siguen resistiendo, será entonces la legislación la que marque los plazos.
En realidad, ya lo es desde 2015, pero aún queda algo de tiempo para que las empresas vayan dando sus pasos. En el caso de las grandes empresas, será en 2023 cuando ya tengan que tener este proceso integrado, sumándose un par de años después las más pequeñas.
Es el paso lógico hacia una economía cada vez más digitalizada que ha encontrado en este tipo de entorno un aliado para conseguir mejorar los tiempos, datos y, sobre todo, los procesos dentro de una compañía.