La Ley Crea y Crece ha llegado cargada de novedades que van a poner patas arriba la forma en la que facturan autónomos y empresas. Y sí, la factura electrónica va a dejar de ser una opción para convertirse en norma. Pero esto no va a pasar de un día para otro. Aunque la ley ya está aprobada desde 2022, la cosa va por fases y el punto de partida de todo está en el reglamento que todavía está por publicarse. ¿Qué significa esto? Pues que, en cuanto salga oficialmente en el BOE ese reglamento técnico que tanto se está haciendo esperar, empezará la cuenta atrás para que todas las operaciones entre empresas y profesionales se hagan con factura electrónica. Primero las grandes —las que facturan más de 8 millones de euros al año— y, después, el resto. Autónomos incluidos, claro. Así que más vale ir preparándose, porque la nueva ley de factura electrónica va a afectar absolutamente a todo el tejido empresarial, desde el emprendedor que trabaja desde casa hasta la pyme de toda la vida.
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¿En qué consiste exactamente esta nueva obligación de facturar electrónicamente?
La factura electrónica ya lleva años siendo obligatoria cuando una empresa factura a la administración pública, pero lo que cambia ahora es que pasará a ser también obligatoria entre empresas privadas y entre profesionales. Esto quiere decir que, cuando un autónomo le preste un servicio a otro autónomo o a una empresa, o cuando una pyme venda a otra, esa relación comercial deberá quedar reflejada sí o sí en una factura electrónica. Nada de papel, ni PDFs que vuelan por email sin control. Se acabó lo de imprimir y archivar en una carpeta del escritorio. La ley quiere que todo se haga a través de sistemas digitales que permitan saber cuándo se emite la factura, cuándo se recibe y, muy importante, cuándo se paga. Esta última parte es clave, porque también se busca meter mano al problema de la morosidad que sufren muchas pymes esperando a que sus facturas se cobren. Ahora, con estos sistemas, Hacienda podrá saber si una empresa está pagando a tiempo o no.
Cuándo empieza todo: los plazos que debes tener muy claros
A partir del 1 de julio de 2025 las empresas con ingresos menores a 6 millones de euros tendrán que enviar sus facturas a la Agencia Tributaria. Además, una vez se apruebe el reglamento de desarrollo de la ley de creación y crecimiento de empresas, las empresas que facturan más de 8 millones al año tendrán 12 meses para adaptarse. Es decir, tendrán un año desde la publicación del reglamento para ponerse las pilas y empezar a emitir y recibir solo facturas electrónicas. Para todos los demás —que son la mayoría, incluyendo autónomos, pequeños negocios y micropymes— el margen será de 24 meses, por lo que para finales de 2026 todas las empresas (grandes, medianas y pequeñas) y autónomos ya deberán estar usando este sistema.
Qué implica esto para el día a día de un autónomo o una pyme
Para empezar, un cambio de chip. La mayoría de negocios pequeños siguen tirando de programas básicos o incluso plantillas de Excel para hacer sus facturas, pero con la nueva norma, habrá que usar un sistema digital que cumpla con los requisitos técnicos: un formato estándar (como UBL) que permita la trazabilidad del documento. Eso quiere decir que no podrás usar cualquier programa, tendrá que ser uno homologado y que garantice que la factura no se puede manipular después de ser emitida. Además, tendrás que poder enviarla directamente al cliente desde el sistema, recibir facturas de otros proveedores, e incluso notificar si la factura se ha pagado o no. Todo digital, todo conectado. Y por si fuera poco, también habrá que guardar cada factura durante al menos 4 años, y permitir que el receptor pueda acceder a ella sin tener que pagar por ello ni instalar software raro.
¿Cuánto cuesta adaptarse a este nuevo sistema?
Pues depende. Si te decides por un software de pago o contratas a un proveedor externo, calcula que el coste medio ronda entre 300 y 500 euros al año para un negocio pequeño. Esto puede parecer una inversión asumible, pero si eres autónomo y haces diez facturas al mes, igual te duele un poco. Ahora bien, hay alternativas. El Gobierno ha anunciado que pondrá en marcha una plataforma pública y gratuita —parecida a la que ya existe para facturar a las administraciones— para que las pymes y autónomos no tengan que pasar por caja. Además, también están los bonos del Kit Digital, que muchos autónomos aún no han solicitado y que cubren justo este tipo de necesidades: software de gestión, soluciones de facturación y demás herramientas digitales. Así que antes de pagar, conviene mirar bien qué hay disponible y cómo aprovechar esas ayudas. Lo que está claro es que adaptarse va a tener un coste, ya sea económico o en tiempo, porque también habrá que formar a quien lleve la contabilidad, aprender a usar el sistema, y cambiar algunos procesos internos.
