La empresa de ascensores KONE reduce a la mitad el tiempo de envío de facturas a sus clientes

eskerEsker, una de las principales compañías del mundo en soluciones de automatización de procesos, anuncia que ha sido elegida por KONE Corporation, compañía líder global en la industria de ascensores y escaleras mecánicas, para automatizar y gestionar externamente el envío de facturas a sus clientes en Francia. En concreto, KONE expide cerca de un millón de páginas al año desde su aplicación SAP. Implantada en menos de ocho días, la solución de Esker permite a KONE reducir a la mitad el tiempo dedicado a enviar las facturas a sus clientes, así como beneficiarse de un retorno de la inversión basado únicamente en la disminución de su gasto en franqueo. Este proyecto con Esker forma parte de la estrategia de KONE para externalizar sus TI y llevará a la compañía a evolucionar progresivamente de la factura en papel a la electrónica.

Desde la Torre Oxygen en Lyon hasta la Casa de la Ópera de París, KONE gestiona, sólo en Francia, cerca de 100.000 ascensores y elevadores, así como 130.000 puertas automáticas de edificios para sus 100.000 empresas usuarias. Esta considerable base de clientes genera un enorme volumen de facturas, hasta el punto de enviar unos 355.000 sobres al año, con picos de volumen capaces de llegar a los 40.000 en ciertos días.

Habiendo decidido externalizar el envío de sus facturas expedidas desde su sistema SAP, KONE buscaba un proveedor capaz de atender sus demandas, que incluyen un alto índice de incidencias, ausencia de trazabilidad de facturas y necesidad ocasional de mailings restringidos.

“A la hora de trabajar en procesos críticos como es la facturación a clientes, requeríamos un nivel de calidad y trazabilidad irreprochables. Esker fue perfectamente capaz de responder a nuestras necesidades e incluso ofrecernos soluciones más allá de lo que en principio imaginábamos –agrupar facturas para el mismo receptor en un sobre, capacidades transpromocionales y la posibilidad de facilitar información sobre el correo devuelto, como cuándo el receptor se ha mudado o desde cuándo no está en la dirección indicada. Nuestra decisión de ir con Esker se basó en su doble condición de expertos en producción de correo y en automatización de procesos documentales, lo cual nos permitirá evolucionar gradualmente del papel a la factura electrónica”, explica Arnaud Allavena, director de Proyectos de KONE Francia.

355.000 sobres, 1.200.000 páginas al año

Implantada sin ningún tipo de desarrollo específico a medida, la solución de Esker ha permitido a KONE automatizar y externalizar el envío de unos 355.000 sobres al año, 1.200.000 páginas, a través de las instalaciones de producción de Esker. Los beneficios que ahora obtiene KONE incluyen:

  • Reducción de más del 50% en el tiempo dedicado al envío de facturas a clientes. Ahora sólo se necesitan dos días para enviar unas 20.000 unidades por correo, cuando esa tarea antes llevaba una semana.
  • Significativa reducción en costes de envío y franqueo con el agrupamiento automático de las facturas para el mismo receptor en un mismo sobre.
  • Mayor capacidad de envío al aprovechar la infraestructura de centros de producción de Esker.
  • Comunicaciones transpromocionales, debido a la posibilidad de imprimir facturas en color y sistemáticamente incluir una página con información para el cliente en la cara posterior de la factura.
  • Trazabilidad garantizada de la factura, con seguimiento en tiempo real y reporte a una base de datos SQL.

“Una de las claves del éxito de externalizar el envío de facturas fue nuestro enfoque de negocio en torno al proyecto. Más allá de un proyecto tecnológico, sobre todo y en primer lugar se trató de un proyecto de negocio, que requería entender los diferentes procesos de negocio. Hoy estamos muy satisfechos con las soluciones de Esker. La implantación se consiguió en el tiempo record de ocho días, y ¡no tardamos ni diez en ponernos a trabajar con ello sin formación alguna! Hemos visto un fructífero retorno de la inversión basado completamente en los ahorros conseguidos en los costes de franqueo y en el agrupamiento de facturas por cliente”, concluye Allavena.

Sobre el autor: Germán Piñeiro

Consultor de Marketing y Comunicación, CEO de Iniciativas Virtuales. Amplia formación y experiencia, ADE, MBA, MMC... Me interesa el marketing, la comunicación y todo lo relacionado con startups y empresas de base tecnológica. ¿Qué puedo hacer por ti o tu empresa? A continuación te muestro diferentes vías mediante las que podrás contactar conmigo, será un placer ayudarte.


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