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El Grupo Fromageries Bel España se convierte en empresa eco-eficiente con la tecnología de Esker

eskerGrupo Fromageries Bel España, perteneciente al Grupo Bel -uno de los líderes mundiales en el mercado de quesos-, ha seleccionado la solución de Esker para la gestión automática de dos de sus principales procesos de negocios basados en flujos documentales. La tecnología de Esker permite a las empresas ser más eco-eficientes automatizando sus procesos de negocio.

Con la nueva solución, Bel España gestiona la captura y archivado de unos 5.000 pedidos de clientes cada año y el envío automático y archivo de facturas en formato electrónico.

Así, la solución ha permitido a la compañía optimizar el ciclo de venta, combinando varios canales de entrada de dichos pedidos, como fax e e-mail. Bel España realiza unas 25.000 transacciones de pedidos de ventas al año, de las cuales un 33% se realiza a través de EDI (Electronic Data Interchange) y el resto a través de fax, email, teléfono o son capturados directamente por sus distribuidores. Anteriormente, los pedidos eran gestionados manualmente, ya fuera por el personal del Bel España en su aplicación de ERP SAP o directamente por sus distribuidores.

La empresa necesitaba una solución de automatización de pedidos de venta recibidos tanto vía fax como por email, integrada con su sistema SAP, que le ayudara a obtener un mayor control del proceso, incrementar su eficiencia y reducir los errores. Tras analizar varias soluciones, Bel España seleccionó Esker DeliveryWare por su capacidad de gestión documental tanto para flujos de entrada como de salida, y por su integración con SAP.

Facturas en formato electrónico

Por otro lado, Bel España gestiona el envío automatizado y archivo de facturas en formato electrónico a clientes que aceptan este formato. La implementación de la factura electrónica a los clientes que aceptan este formato, pasa por:

  1. La generación automática de facturas con firma digital a partir de la aplicación correspondiente de SAP.
  2. El envío automático de facturas por correo electrónico vía Lotus Notes como pieza adjunta en formato PDF firmado
  3. El almacenamiento de facturas enviadas en formato electrónico, gracias al cual la empresa gana en espacio con los consiguientes ahorros.

“Gracias a la automatización de los pedidos de venta, hemos constatado una reducción del tiempo dedicado a la gestión documental en éste área. Por otro lado, estamos consiguiendo automatizar el envío de facturas electrónicas a clientes. Con la automatización de estos dos procesos estratégicos nos estamos aproximando a una gestión sin papel, más eficiente y más ecológica ya que estamos evitando la tala de árboles,” comentan responsables de Bel España.
Beneficios de la automatización del proceso de pedidos de clientes y factura electrónica

Los principales beneficios de esta automatización son:

  • Reducción del tiempo de gestión de los pedidos.
  • Desaparición de errores de gestión por intervención manual.
  • 115 archivadores A-Z ahorrados al año (*)

Además de los importantes ahorros permitidos por la gestión automatizada de los pedidos de clientes entrantes y su copia archivada digitalmente, y por el envío electrónico de las facturas a clientes y su copia digital, el Grupo Bel evita la tala de árboles, evitando el derroche de más de 10.600 litros de agua y 1.640 kilowatios de energía para producir el papel que supondría el volumen documental no automatizado. Además, evita la emisión de más de una tonelada de CO2 a la atmósfera.

Gracias a estos resultados, Bel España forma parte de la nómina de empresas GreenDoc de Esker, demostrando con este sello su voluntad de reducir la huella medioambiental de su actividad industrial mediante un consumo responsable de papel  en sus procesos de negocio.

(*) basado en el supuesto de 350 páginas por carpeta. Representa un volumen de 0.84 metros cúbicos de carpetas llenas, equivalentes a unos 1.5 m2 de superficie al suelo (en un armario de 2 metros de altura). Si consideramos el precio medio del m2 en Madrid, calculamos un ahorro por archivo aproximado de 4.500 euros anuales.

Acerca de Grupo Bel

Grupo Bel nació en Francia en 1865 y desde entonces se ha consolidado como una de las compañías líderes en la fabricación y comercialización de quesos. Con presencia en los cinco continentes y casi  12,000 empleados, su facturación en el año 2.009 sobrepasó los 2,200 millones de euros. Está implantada en España desde 1965 donde comercializa marcas internacionales como Mini Babybel , La Vaca que Rie , Kiri, Pick y Croq , Leerdammer , Apericubo y Cantadou.

Acerca de Esker

Esker es uno de los principales fabricantes del mundo de soluciones de automatización de procesos documentales y de desmaterialización de documentos de gestión.

Dirigidas a todos los perfiles de la empresa, sus soluciones en la nube (Cloud Computing) permiten a las empresas automatizar y desmaterializar la recepción, la gestión y el envío de sus documentos: facturas de proveedores, pedidos de clientes, cartas de reclamación, recibos de nóminas, correos comerciales y de marketing, etc.

De esta forma, Esker ayuda a las empresas a eliminar el papel de sus procesos de gestión, lo que mejora su productividad y reduce su impacto medioambiental.

Las soluciones de Esker son utilizadas por más de 80.000 clientes en todo el mundo incluyendo Adecco, EDF, Agua Mineral San Benedetto, Lafarge, Manpower, Thomson Reuters, Samsung, o Whirlpool así como numerosas empresas de IT.

Con una cifra de negocio que ronda los 33 millones de euros en 2010, Esker es uno de los principales fabricantes de software de gestión francés y uno de los que más exporta. En efecto, está presente en América del Norte, Europa y Asia-Pacífico, con el 68% de su cifra de negocio realizado fuera de sus fronteras de origen, de los cuales el 41% en Estados Unidos.

Esker cotiza en NYSE Alternext en Paris (Código ISIN FR0000035818).

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Sobre el autor: Germán Piñeiro

Consultor de Marketing y Comunicación, CEO de Iniciativas Virtuales. Amplia formación y experiencia, ADE, MBA, MMC... Me interesa el marketing, la comunicación y todo lo relacionado con startups y empresas de base tecnológica. ¿Qué puedo hacer por ti o tu empresa? A continuación te muestro diferentes vías mediante las que podrás contactar conmigo, será un placer ayudarte.


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